Jenis-Jenis Surat – Surat merupakan salah satu media komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Secara umum, surat dibedakan menjadi dua, yaitu surat formal dan informal. Kedua jenis surat tersebut masih dapat dikelompokan menjadi beberapa jenis lagi. Nah, pada artikel ini akan dibahas tentang apa saja jenis-jenis surat dan fungsinya.
Dari berbagai jenis yang ada, surat juga memiliki berbagai fungsi, diantara yaitu sebagai sarana pemberitahuan, media komunikasi, permohonan, sebagai alat bukti tertulis, sebagai pengingat, sebagai media dokumentasi, sebagai alat perjanjian, dan sebagai pedoman kerja.
Berdasarkan fungsi, isi, dan tujuannya, surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Berikut merupakan penjelasan mengenai jenis-jenis surat beserta ciri-ciri, contoh, dan fungsinya masing-masing.
Jenis-Jenis Surat Beserta Ciri-Ciri, Contoh dan Fungsinya
1. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dikirim oleh seseorang kepada orang lain yang berisi hal-hal yang bersifat pribadi (kepentingan pribadi). Contoh surat pribadi yaitu surat kepada teman atau kepada keluarga. Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut:
- Tidak menggunakan kepala surat
- Tidak menggunakan nomor surat
- Salam pembuka dan penutup surat bersifat pribadi dan bervariasi
- Bahasa yang digunakan bebas sesuai keinginan
2. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan atau hal-hal yang bersifat resmi. Surat resmi bisanya ditulis dari suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Contoh surat resmi diantaranya yaitu undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran. Diantara ciri-ciri surat resmi adalah:
- Menggunakan kepala surat, apabila yang mengeluarkannya adalah instansi, lembaga, atau organisasi
- Terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang resmi, misalnya: dengan hormat atau hormat kami
- Menggunakan bahasa baku yang resmi
- Terdapat cap/stempel jika berasal dari sebuah lembaga atau organisasi resmi
- Format penulisan surat mengikuti format tertentu (tidak bebas)
Berdasarkan isinya, surat resmi dibedakan menjadi beberapa jenis, diantaranya yaitu:
a. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permohonan dari suatu pihak ke pihak lain. Jenis surat ini bisanya ditulis dari perseorangan kepada perseorangan, perseorangan kepada lembaga, atau lembaga kepada lembaga.
b. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi suatu keputusan dari pihak yang bersangkutan. Surat keputusan ini biasanya berkaitan dengan struktur pada sebuah instansi atau lembaga.
c. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat resmi yang menyatakan kejelasan suatu kuasa atau wewenang dari suatu pihak ke pihak lain. Surat kuasa ini biasanya diwakilkan oleh pihak lain yang ditunjuk sebagai pemberi kuasa untuk diberikan kepada pihak yang berhak menerima surat kuasa.
d. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang berisi suatu perintah dari pihak atasan kepada pihak terkait. Surat perintah ini banyak ditemukan di instansi, lembaga, dan perusahaan.
e. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat resmi yang digunakan sebagai pengantar dengan maksud dan tujuan tertentu. Surat pengantar ini biasanya merupakan persyaratan untuk mengurus suatu berkas atau dokumen tertentu.
f. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat resmi yang isinya berupa pemberitahuan pelaksanaan suatu kegiatan atau perihal tertentu. Bisa surat edaran ini dikeluarkan oleh suatu instansi debgan tujuan untuk memberikan suatu informasi secara formal.
g. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau pihak terkait pada sebuah acara tertentu. Surat undangan ini merupakan surat resmi yang menggunakan bahasa baku dan formal.
3. Surat Dinas
Surat dinas adalah jenis surat yang digunakan untuk kepentingan atau hal-hal yang bersifat kedinasan, seperti urusan pekerjaan, tugas kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini ditulis dan dikeluarkan dari instansi atau lembaga, baik swasta maupun negeri.
Contoh surat dinas antara lain yaitu surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti. Ciri-ciri surat dinas adalah sebagai berikut:
- Menggunakan kepala surat dari instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal surat
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang resmi dan baku
- Penulisan surat menggunakan bahasa baku dan resmi
- Terdapat cap/stempel instansi atau kantor penerbit surat
- Menggunakan format surat tertentu, jika dari instansi pemerintahan, umunya menggunakan format surat resmi Indonesia baru
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah jenis surat yang digunakan oleh suatu lembaga badan usaha sebagai media penyelenggaraan kegiatan usaha. Fungsi surat niaga yaitu untuk membentuk jaringan bisnis dengan pihak luar. Jenis surat ini terdiri dari surat jual beli, kwitansi, dan perdangangan.
Berdasarkan tujuannya, surat niaga dibedakan menjadi beberapa jenis, diantara yaitu:
a. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat niaga yang ditujukan untuk memperkenalkan bentuk usaha kepada pihak lain. Surat perkenalan biasanya di terbitkan oleh suatu perusahaan untuk memperkenalkan produknya.
b. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat niaga yang digunakan untuk menawarkan suatu produk. Tujuan dari surat penawaran ini yaitu agar konsumen dapat berkomunikasi langsung dengan sang pemilik produk jika tertarik dengan produk yang ditawarkan.
c. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat niaga yang digunakan untuk memesan atau ingin membeli suatu produk tertentu yang telah ditawarkan oleh pihak perusahaan. Jika surat pesanan telah diterima, maka perusahaan akan mengirimkan surat konfirmasi pesanan kepada konsumen tersebut.
d. Surat Pengiriman Barang
Surat pengiriman barang adalah surat niaga yang dibuat oleh pihak perusahaan untuk memberi informasi kepada konsumen mengenai pengiriman barang yang telah dipesan. Surat pengiriman barang ini diterbitkan setelah kedua belah pihak telah memperoleh kesepakatan.
e. Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat niaga yang dibuat berdasarkan kesepakatan sistem pembayaran. Jika telah jatuh tempo waktu pembayaran, maka pihak penjual akan mengirimkan surat penagihan kepada pihak konsumen untuk segera melakukan pembayaran.
5. Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja adalah jenis surat yang dibuat dengan tujuan untuk mendaftarkan diri untuk bekerja pada suatu instansi, lembaga, atau perusahaan.
Bedasarkan formatnya, surat lamaran kerja termasuk ke dalam jenis surat resmi, namun bisa juga dikatakan sebagai surat dinas, tergantung dari format yang ditulis oleh pengirim. Ciri-ciri surat lamaran pekerjaan adalah sebagai berikut:
- Terdapat nama tempat dan tanggal pembuatan surat
- Terdapat nomor surat, lampiran, perihal
- Alamat tujuan ditulis langsung ke pihak terkait
- Terdapat lampiran persyaratan kerja
- Terdapat tanda dan nama lengkap dari pihak pengirim surat
6. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang dibuat khusus sebagai bukti kesepakatan antara dua belah pihak terhadap suatu hal. Surat perjanjian biasanya disertai oleh pihak-pihak saksi dari kedua belah pihak.
7. Surat Elektronik
Surat elektronik atau email (elektronik mail), merupakan jenis surat yang cara pengirimannya menggunakan basis internet. Awal mulanya surat elektrik ini hanya digunakan untuk menciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer. Namun, seiring berkembangnya zaman, surat elektronik telah menjadi alat komunikasi populer yang paling cepat.
Demikianlah pembahasan mengenai jenis-jenis surat beserta ciri-ciri, contoh, dan fungsinya. Semoga bermanfaat.
